Panduan Ringkas Kepada Kontraktor Apabila Memasuki Tender

PANDUAN KEPADA PENTENDER

Maklumat ini adalah bertujuan bagi membantu pentender-pentender dalam mengemukakan satu tender yang lengkap dan tanpa sebarang kesilapan bagi membolehkan tender diperakukan kepada lembaga perolehan.

• Semua pentender adalah dinasihatkan supaya menggunakan senarai semakan yang disediakan oleh pihak jabatan bagi menyemak tender sebelum menyerahkan kembali atau memasukkan dokumen tender kedalam peti tender. Pentender perlu kepilkan senarai semakan yang telah diisi lengkap bersama dokumen tender. 

• Adalah menjadi tanggungjawab pentender sepenuhnya bagi menentukan lengkapnya sesuatu tender yang dikemukakan. Sila semak melalui Dokumen Meja Tawaran yang dipamirkan. Jika berlaku percanggahan sila maklumkan segera kepada pegawai berkaitan untuk tindakan.

Perkara-perkara WAJIB yang mesti diberi perhatian oleh para pentender sewaktu mengemukakan tender adalah seperti berikut 

A ~ Mengisi lengkap Borang Tender JKR 203B/203C

• Menyatakan tempoh siap kerja mengikut minggu atau jika ditetapkan oleh jabatan tidak boleh dipinda.

• Pastikan mengisi amaun tender ditulis dengan perkataan dan angka dengan betul      

• Menandatangani borang tender oleh pegawai syarikat yang ditauliahkan seperti dinyatakan didalam sijil pendaftaran PKK.

• Menurunkan cop syarikat

• Menurunkan tandatangan saksi dan maklumat saksi.

B~ Mengemukakan maklumat kewangan syarikat

• Salinan akaun syarikat yang diaudit oleh juruaudit bertauliah bagi dua (2) tahun terakhir (bagi Syarikat Sdn Bhd) ATAU

• Salinan penyata bulanan akaun bank bagi tiga (3) bulan terakhir dari tarikh tutup tender ATAU

• Laporan bank / institusi kewangan mengenai kewangan pentender yang terkini

C~ ANALISA TENDER

Secara umumnya, analisa tender dikelaskan kepada beberapa peringkat utama iaitu seperti berikut :

• Analisa Kesempurnaan Tender

• Analisa Kecukupan Dokumen Wajib

• Analisa Kecukupan Modal

• Analisa Pretasi Kerja Semasa Pentender 

C1~ ANALISA KESEMPURNAAN TENDER

Analisa Kesempurnaan Tender meliputi aspek seperti berikut :

• Borang tender JKR 203B/203C ditandatangani oleh pegawai syarikat/ pegawai yang ditauliahkan seperti dinyatakan di dalam sijil pendaftaran PKK.

• Harga tender tercatat pada Borang JKR 203B/203C.

• Pendaftaran PKK dan CIDB pentender masih sah semasa penilaian tender dibuat.

• Tender dikira tidak sempurna dan ditolak sekiranya salah satu kriteria kesempurnaan tender di atas tidak dipenuhi.

C2~ ANALISA KECUKUPAN DOKUMEN WAJIB

Pada peringkat ini, pentender perlu mengemukakan beberapa dokumen wajib bagi membolehkan penilaian dari segi kecukupan modal dan kerja semasa dapat dilakukan. Antara dokumen yang diperlukan adalah :

• Akaun syarikat dikemukakan bagi dua (2) tahun terakhir dan diaudit oleh Juruaudit bertauliah ATAU

• Penyata bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir dari tarikh tutup tender ATAU

• Laporan Bank / Institusi Kewangan dalam format Borang CA dan

• Laporan Penyelia Projek bagi kerja semasa yang bukan kerja JKR

• Bagi pentender yang tidak mengemukakan dokumen wajib diatas akan ditolak.

C3~ CONTOH

• Tajuk Projek : Pembinaan Masjid Di Kg. Teluk, Bota, Perak

• Tarikh Tutup Tender : 22hb April 2010

• Keterangan Dokumen wajib yang perlu dikemukakan oleh pentender seperti berdasarkan contoh diatas :

1.   Akaun syarikat dikemukakan bagi dua (2) tahun terakhir iaitu akuan syarikat tahun 2009 atau 2008. Jika penyata kewangan 2007 dan ke bawah akan ditolak.

2.   Penyata bulanan bagi bulan Mac, Februari dan Januari 2010. Penyata bank bulan terakhir iaitu bulan Mac 2010 adalah WAJIB bagi membolehkan purata bagi akaun tiga (3) bulan tersebut dapat dikira. Sekiranya pentender tidak mengemukakan penyata bulan Mac 2010 sebaliknya hanya mengemukakan penyata kewangan bulan Februari 2010, Januari 2010 dan Disember 2009,nilai purata penyata bulanan dikira kosong (0) .

3. Laporan Bank / Institusi Kewangan dalam format Borang CA terkini

D~ ANALISA KECUKUPAN MODAL

Kecukupan modal bagi setiap pentender dikira berdasarkan maklumat kewangan yang dikemukakan oleh pentender. Modal minima yang dibenarkan bagi suatu tender dikira berdasarkan 3% dari kerja pembina Anggaran Jabatan.

D1~ Contoh :

• Anggaran Jabatan = RM 2,000,000.00

• Jumlah Peruntukan Wang Kos Prima = RM 50,000.00

• Jumlah Wang Peruntukan Sementara = RM20,000.00

• Kerja Pembina = RM2,000,000.00- ( RM50,000.00 + RM20,000.00) = RM 1,930,000.00

•  Oleh itu Modal minima yang dibenarkan = 3% X RM1,930,000.00 = RM57,900.00

• Tender akan dikira gagal sekiranya modal pentender lebih rendah dari nilai modal minima yang dibenarkan iaitu kurang daripada RM57,900.00

• Kerja Pembina = Anggaran Jabatan – (Wang Kos Prima + Wang Peruntukan Sementara)

E~ ANALISA PRESTASI KERJA SEMASA PENTENDER

Pada peringkat ini, analisa hanya dibuat bagi pentender yang mempunyai kerja semasa dalam tangan sahaja. Prestasi kerja semasa ditentukan berdasarkan peratus kerja yang dijadualkan berbanding peratus kerja sebenar di tapak.Ianya dikelaskan samada cemerlang, memuaskan atau tidak memuaskan. Pentender mesti mengemukakan laporan kerja semasa bagi projek bukan JKR (sekiranya ada) oleh pegawai penyelia projek .Tahap prestasi kerja semasa dinilai seperti berikut:

a ) Cemerlang – peratus kemajuan sebenar melebihi jadual

b) Memuaskan - peratus kemajuan sebenar bersamaan dengan jadual

c)Tidak memuaskan (sakit) - peratus kemajuan sebenar terkebelakang 30% daripada jadual

Bagi pentender yang mempunyai projek semasa tetapi prestasi tidak memuaskan (sakit) tidak akan dipertimbangkan.